Правила ведения деловой переписки

Правила ведения деловой переписки   В современной деловой сфере общение с клиентами, главным офисом, начальством и подчиненными редко происходит лично или в аудиовизуальном режиме. Наиболее часто такое общение сводится к обмену сообщениями по локальной или всемирной сети. Поэтому каждый уважающий себя работник серьезной организации должен обладать элементарными правилами делового общения.
Первое, что нужно запомнить начинающим деловым людям, в рабочих письмах нельзя использовать много восклицательных знаков, вопросительных, смайликов. Этим мы обозначаем эмоции. А в деловом общении эмоции присутствовать недолжны. Смайликами можно обмениваться в соцсетях с друзьями, но не на работе.
Второе правило не менее важно. Деловые письма должны быть написаны исключительно грамотно. Если вы не умеете этого, значит нужно учиться, совершенствовать свои знания. Даже если вы самый простой секретарь, ваши письма попадают в руки деловых людей, и они делают лицо всей вашей организации. В таком случае от вас зависит, каким оно будет – красивым и приятным либо безобразным и тупым.
Приветствовать собеседника нужно на любой должности. Это касается и деловых писем. Здороваться нужно с уважением, используя слова «уважаемый» и т. п. Если приветствие отсутствует, это считается признаком дурного тона. И не важно, на какую тему ваше письмо.
Деловой стиль для того и существует, что любую ситуацию с его помощью можно разрешить толерантно. Поэтому не допускайте в своих письмах грубых выражений, проявления негативных эмоций. Даже повестка в суд составлена без обид. Поэтому, еще раз акцентирую, никаких эмоций. Только вежливость.
Письма всегда должны быть содержательными и составленными по существу. Нельзя писать глупости, типа того, что мой сотрудник получил больше денег за месяц. Перед написанием письма задайте себе вопрос, для чего вы его посылаете: поздравить, спросить, предостеречь и т д. Соответственной фразой оно должно и заканчиваться, например, «Прошу Вас принять меры» или «Надеюсь на Ваше сотрудничество и помощь».
О прощании забывать тоже нельзя. Деловое письмо, как и встреча, должно включать вежливое «До встречи» или «Всего хорошего», «Удачного Вам дня». Собеседнику, кстати, нужно выражать уважение через написание слова «Вы» с большой буквы.
Помните, полноценное деловое сообщение должно включать все необходимые составляющие: приветствие, суть ситуации или вопроса, пожелание, прощание. Хорошее письмо делает репутацию как вам лично, так и всей вашей организации.

Написать в портале Удмуртии о том,что волнует сейчас!

Вы можете оставить комментарий, или отправить trackback с Вашего собственного сайта.

Написать комментарий

*

code